东　南　大　学 文 件

校发〔2014〕249号

关于印发《东南大学行政校级印章、证件使用与管理规定》的通知

学校各部门、单位：

为进一步规范、完善行政工作办事程序，现将《东南大学行政校级印章、证件使用与管理规定》印发给你们，请遵照执行。

  东南大学

  2014年11月24日

  （主动公开）

东南大学行政校级印章、证件使用与管理规定

东南大学行政校级印章指“东南大学”钢印、“东南大学”铜印、“东南大学”介绍信专用章、校长签名章、校长公务私章。东南大学行政校级证件指《中华人民共和国组织机构代码证》、《事业单位法人登记证》、法人委托书、法人身份证。

为进一步规范、完善行政工作办事程序，现对学校行政校级印章、证件的使用和管理做如下规定:

一、使用审批

1、行政校级印章、证件的使用与管理必须坚持安全规范的原则，必须履行登记、审批手续。

2、各部门、单位在学校电子化办公系统（OA）的《印章审批》、《证件审批》表格中，准确填写时间、标题、经办人、发送地点及单位、内容概要等信息，经部门、单位负责人及主管校领导批准后，方可办理。

3、凡涉及学校房产、地产、重大财经、人事事务、重要经济合同等学校的重大利益问题时，必须由我校法律顾问签署书面意见，经主管校领导批准后，方可办理。

4、需要主管校领导签批的部门日常工作用印、用件，经校领导授权，可以由部门、单位负责人签批办理。

5、在紧急情况下，如果审批人无法签署用印、用件意见，但不立即办理将会延误事项或产生不利的后果，审批人可以先通过电话、短信等方式通知办理，后补签批手续。

6、严禁在空白的公文稿纸、介绍信、证件、奖状、证书以及纸张上用印。

二、使用范围

1、“东南大学”钢印：用于东南大学工作证、学生证、研究生证、毕业证书、学位证书、肄业证书、结业证书、进修证、准考证、荣誉证、医疗证等证件的照片压印。

2、“东南大学”铜印：用于以东南大学名义印发的公文、布告、通告、函件、聘书、请柬、奖状等；用于本校的职称申报表、工资申报表、招生录取通知书、学历证明等；用于以东南大学名义签署的合同、协议书以及报送的计划任务书、统计报表、专利申请书、成果鉴定书、项目申报书、成果申报书、海关免税申请、控购物资审批表、出国审批表、免试保送生审批表等重要文本和呈报材料。

3、“东南大学”介绍信专用章：用于东南大学介绍信。

4、校长签名章：用于毕业证书、学位证书、聘书、学衔证、聘任通知、出国人员合同、法人委托书等。

5、校长公务私章：用于计划任务书、项目申请书、成果申报书、技术职务任职资格审批表等。

6、《中华人民共和国组织机构代码证》、《事业单位法人登记证》：用于年检、工商税务登记、银行开户、贷款、网络域名申请、新建二级企业等。

7、法人委托书、法人身份证：用于招标、投标等。

三、使用说明

1、以学校名义印发的公文，在学校电子化办公系统（OA）进行公文流转，经职能部门审核、送主管校领导批准后，方可用印。

2、凡学校颁发的工作证、毕业证、肄业证、学位证、研究生证、学生证、学历证明、医疗证明、离退休证、招生录取通知书、出国探亲证明等常规性用印在学校电子化办公系统（OA）中申请，经职能部门负责人签字，方可用印。

3、以学校名义签订的各类经济技术合同、合作协议书、科研项目申报表、成果申报、专利申报、统计报表、工资报表、职称申报表、出国审批表、免试保送报批表、招生广告等，在学校电子化办公系统（OA）中申请，经职能部门负责人签字、送主管校长签字后，方可用印。

4、使用校领导的签名章、公务私章，在学校电子化办公系统（OA）中申请，经用印单位、职能部门负责人签字，送校领导本人同意并签字后，方可用印。

5、使用《中华人民共和国组织机构代码证》、《事业单位法人登记证》、法人委托书、法人身份证复印件，要在学校电子化办公系统（OA）中申请，经职能部门负责人审核签字、送主管校长签字后，方可使用。

6、其它特殊情况需用印、用件者，在学校电子化办公系统（OA）中申请，须经校长办公室主任审查签字后，方可使用。

四、学校行政印章、证件的管理人员应忠于职守,用印要规范，印章端正、清晰、美观。对各部门、单位用印、用件内容负有监督职责，对不符合要求的用印、用件可拒绝办理，并及时报告主管校领导。

五、本规定自发文之日起执行，由校长办公室负责解释。原《东南大学行政校级印件使用与管理的规定》（校通知〔2000〕127号、《关于重申学校印章使用的规定》（校通知〔2001〕176号）停止执行。